Standard Operating Procedure (SOP) : Apakah Sebuah kesalahan ?
Pengertian SOP
SOP (Standard Operating Procedure) adalah seperangkat instruksi tertulis yang menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menyelesaikan tugas atau proses tertentu dengan konsisten dan efektif. SOP digunakan sebagai panduan atau acuan bagi orang-orang yang terlibat dalam tugas atau proses tersebut untuk memastikan bahwa mereka melakukan tugas mereka sesuai dengan standar yang ditetapkan dan untuk menghindari kesalahan atau kecelakaan.
SOP biasanya digunakan dalam berbagai bidang, termasuk bisnis, pemerintah, kesehatan, keamanan, dan pendidikan. Contoh-contoh SOP yang umum meliputi prosedur keselamatan di tempat kerja, prosedur pengujian laboratorium, prosedur keuangan dan administratif, dan prosedur penggunaan teknologi informasi. SOP harus diuji dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa mereka tetap relevan dan efektif dalam menghasilkan hasil yang diinginkan.
Apakah SOP harus tertulis ? dan mengapa harus tertulis ?
Ya, SOP harus tertulis. Hal ini dikarenakan tertulisnya SOP dapat memberikan banyak manfaat, antara lain:
- Kepastian dan Konsistensi: SOP tertulis memberikan panduan yang jelas dan terstruktur tentang bagaimana suatu tugas atau proses harus dilakukan. Dengan begitu, semua orang yang terlibat dalam tugas atau proses tersebut akan memahami dengan jelas dan konsisten tentang apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, dan bagaimana harus dilakukan.
- Menghindari Kesalahan: SOP tertulis dapat membantu menghindari kesalahan karena setiap langkah tugas atau proses telah terdokumentasi dengan baik dan jelas. Ini dapat membantu memastikan bahwa tugas atau proses dilakukan dengan benar dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
- Pelatihan Staf: SOP tertulis juga dapat menjadi sumber belajar yang sangat baik bagi staf baru. Ini dapat membantu mempercepat kurva pembelajaran mereka dan memastikan bahwa mereka memahami cara melakukan tugas atau proses dengan benar.
Verifikasi: SOP tertulis dapat digunakan untuk memverifikasi apakah tugas atau proses sedang berjalan dengan baik atau tidak. Dengan cara ini, SOP dapat menjadi alat yang efektif untuk memastikan bahwa tugas atau proses yang dilakukan memenuhi standar yang ditetapkan. - Audit: SOP tertulis juga dapat membantu dalam audit internal atau eksternal. Ini karena SOP menyediakan dokumen yang terstruktur tentang bagaimana tugas atau proses dilakukan. Ini dapat membantu memastikan bahwa semua tugas atau proses dijalankan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Jangan terus kayak “tahu bulat” yang di goreng dadakan ya.
Dengan demikian, tertulisnya SOP sangat penting karena dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis atau organisasi. SOP yang tertulis memberikan panduan yang jelas, membantu menghindari kesalahan, mempercepat pelatihan staf baru, memverifikasi, dan menjadi alat yang efektif untuk audit internal atau eksternal.
Tahap Pembuatan SOP
- Identifikasi kebutuhan: Tahap pertama dalam pembuatan SOP adalah mengidentifikasi kebutuhan SOP. Apa yang perlu dijelaskan dalam SOP? Identifikasi tujuan, proses, dan hasil yang diharapkan dari SOP. Pastikan SOP sesuai dengan proses atau tugas yang akan dijelaskan.
- Tentukan Struktur SOP: Langkah berikutnya adalah menentukan struktur SOP. Struktur harus jelas, mudah dipahami, dan mudah diikuti. Struktur harus mencakup bagian yang terdiri dari deskripsi, prosedur, dan pelaporan.
- Buat Draft SOP: Dalam tahap ini, buatlah draft SOP. Ini akan menjadi dasar untuk memulai proses peninjauan dan revisi. Tulis setiap langkah yang terlibat dalam proses secara rinci. Pastikan bahasa yang digunakan mudah dipahami dan jelas.
- Tinjau Ulang dan Perbaiki: Setelah selesai membuat draft SOP, tinjau kembali dan perbaiki. Berikan kesempatan kepada orang-orang terkait, seperti supervisor dan staf, untuk memberikan masukan dan saran. Pastikan SOP telah diuji dengan baik sebelum dipublikasikan.
- Publikasikan SOP: Setelah tinjauan dan perbaikan selesai, SOP dapat diterbitkan. Pastikan SOP telah didistribusikan ke semua pihak terkait. SOP harus tersedia dalam format yang mudah diakses, seperti elektronik atau hardcopy.
- Evaluasi dan Perbarui SOP: SOP harus dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa tetap relevan dan efektif. Perbarui SOP sesuai dengan perubahan pada proses atau tugas dan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Pastikan SOP selalu terbarui dan tersedia untuk digunakan oleh semua pihak terkait.
Sebaliknya, tanpa SOP, bisnis atau organisasi dapat mengalami kesalahan, kebingungan, dan ketidakpastian, yang dapat menghambat proses bisnis. SOP memungkinkan orang-orang yang terlibat dalam proses atau tugas untuk memiliki panduan dan acuan yang jelas tentang bagaimana melakukan tugas atau proses tersebut dengan benar dan efektif. Dengan demikian, SOP dapat membantu meningkatkan produktivitas, kualitas, dan keamanan dalam bisnis atau organisasi.
Kesimpulannya, meskipun pembuatan SOP memerlukan waktu dan tenaga, SOP dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses bisnis dan mencegah kesalahan yang dapat menghambat proses bisnis. Dengan adanya SOP, organisasi dapat mencapai tujuannya dengan lebih efisien dan efektif.
Demikian.